* Tatiana Maria da Rocha
À primeira vista pode ser tentador optar por uma versão gratuita de um sistema de gestão. Mas ao longo do tempo, aquela velha máxima de que o barato sai caro, pode se confirmar. Ao escolher um sistema de gestão grátis, o usuário tem sim à disposição uma série de alternativas e funcionalidades. No entanto, essas versões trazem muitas vezes limitações em relação ao atendimento, não garantem segurança e importantes atualizações.
Atendimento
Um ponto em comum nos principais sistemas gratuitos do mercado é a falta de um atendimento às dúvidas e dificuldades dos usuários. Geralmente esses sistemas não oferecem mais do que um FAQ (Frequently Asked Questions) para enviar mensagens e, sem qualquer garantia de retorno.
Quando analisamos um sistema pago, o atendimento geralmente está no pacote contratado e as regras de atendimento são bem definidas. Analisar as diferenças entre o atendimento de uma solução e outra antes da contratação é muito importante, afinal, sua empresa não pode parar enquanto você aguarda a resposta da equipe de suporte do sistema.
Segurança
Outra questão importante e que deve ficar clara antes de optar por um sistema gratuito é que as informações de sua empresa não ficam necessariamente seguras. Antes de usar a aplicação, em muitos casos, você precisará concordar com um termo que permite que utilizem suas informações. Servidores estáveis e a continuidade do sistema também dificilmente são garantidos e na maioria dos casos as informações ficam instaladas localmente (no comutador de quem instalou o software); sem uma política de segurança bem definida.
Em aplicações contratadas e pagas você não precisa se submeter a assinar termos como este. Além de poder exigir algumas condições que são importantes para sua empresa.
Atualização
Alguns sistemas de gestão, principalmente os que são responsáveis por ações que envolvem leis, como a emissão de uma Nota Fiscal eletrônica, garantem atualização no caso de mudanças nas regras. Além disso estão em constante melhoria para atender novas necessidades dos empreendedores. Essa evolução constante é garantida em sistemas de gestão como o myrp, mas em poucos sistemas gratuitos; considere essa questão ao analisar a contratação de um sistema.
Preço
As soluções gratuitas certamente são muito mais atraentes analisadas do ponto de vista do caixa de sua empresa. Elas trazem a possibilidade de você testar, por tempo indefinido, sem desembolsar nada. Já as soluções pagas vão estar ali, mês a mês no seu Contas a Pagar. Mas além de analisar somente o preço é preciso levar em conta a relação de custo e benefício. Algumas soluções pagas custam menos de um real por dia e o que podem trazer de benefícios para a organização de sua empresa, não tem preço.
* Tatiana Maria da Rocha é coordenadora de apoio ao cliente do myrp, o sistema de gestão empresarial utilizado na comparação.
Saiba mais sobre o myrp em: www.myrp.com.br
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