O famoso checklist para eventos é um recurso essencial para o planejamento, garantindo que a execução seja um sucesso! A ferramenta ajuda na organização de qualquer tipo de programação, de pequeno ou médio porte, seja corporativo, de entretenimento, esportivo e entre outros.
Quando bem organizado, o evento gera resultados positivos para a empresa. Mas, para isso acontecer, é preciso prestar atenção a diversos fatores, como local, divulgação, quantidade de participantes possíveis ou esperados, equipamentos usados, infraestrutura e outros detalhes. Portanto, o checklist deve abranger todos os itens necessários, desde a organização até a execução.
Pensando nisso, desenvolvemos algumas dicas para você criar o seu checklist para eventos!
Confira:
- Mantenha a organização e faça tudo com antecedência. É preciso estar preparado para imprevistos, e, saber lidar com eles.
- Determine o público-alvo do evento e tome as decisões com base no perfil do público convidado. Ainda nessa fase, coloque nos seus planos um convite especial a influenciadores digitais para auxiliar na divulgação, mas, lembre-se de escolher um perfil de acordo com o seu público.
- Estabeleça um cronograma com todas as coisas que você deverá cumprir até o dia do evento. Além disso, faça a programação completa com todas as atividades que serão executadas no evento.
- Pense na divulgação do seu evento. Para auxiliar nesta etapa, o trabalho da assessoria de imprensa se torna essencial, com o mapeamento de veículos de imprensa e outros canais de comunicação para divulgar o evento.
- Mantenha comunicação com os participantes do evento antes, durante e após o evento. Envie, por exemplo, além do convite, newsletters periódicas com informações sobre a programação, palestrantes, convidados e atrações. Durante o evento, avalie a utilização de meios de comunicação em tempo real para lembrar de horários das programações, próxima atração, palestra. Uma ideia é montar um mural digital em diversos pontos do evento com informações como estas. Após o evento, faça uma avaliação da programação com os participantes. Existem diversas ferramentas online que podem auxiliar e mantenha também seu público informado sobre tudo o que rolou no evento com um informativo especial.
Para saber mais sobre como divulgar melhor seu evento e se comunicar com o seu público, entre em contato conosco e faça um orçamento!
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