A maioria dos empresários já tem consciência da importância de ter um sistema de gestão para emitir documentos ficais eletrônicos e gerenciar as diversas áreas da empresa. Mas o que muitos ainda têm dúvida é que fatores devem ser levados em consideração na hora de escolher essa ferramenta de tecnologia.

Para esclarecer essa questão, confira as dicas da consultora de negócios do sistema myrp, Karine Gresser.

1 – Mobilidade

O primeiro elemento que deve ser observado é se o sistema é na nuvem, ou seja, se o acesso é online. Possibilitando o acesso de qualquer dispositivo conectado à internet, não importa se é um computador, um tablet ou celular. Isso agiliza o trabalho do empresário e ainda garante mais segurança, já que as informações ficam armazenadas na nuvem e não em um servidor físico, o que pode oferecer risco de perda de dados.

2 – Facilidade de uso

Também é importante conferir se o layout do sistema é fácil e intuitivo. Afinal, a maioria dos usuários não é especialista em TI e precisa entender o funcionamento de forma rápida para que ele logo se encaixe em sua rotina de trabalho na empresa.

3 – Custo X benefício

Analisar o preço é essencial para que você não pague um determinado valor sem ter tudo aquilo que precisa de volta. Existem muitas opções no mercado, com preços bem variados e não é preciso gastar muito para conseguir funcionalidades importantes. Então, fique atento para ver se o valor se encaixa no seu orçamento e naquilo que você precisa para sua empresa.

4 – Suporte amplo

Confira se os horários disponibilizados pelo serviço de suporte atendem a sua necessidade. De que adianta o sistema oferecer um suporte limitado, com intervalos na hora do almoço e parada às 18 horas, se o momento que você tem mais possibilidade de organizar as informações de sua empresa é justamente no final do dia? Ou se a sua loja ou empresa tem um pico de emissão de documentos fiscais nesse horário. Já pensou um restaurante ficar sem o sistema bem no horário de almoço? Por isso, o ideal é procurar um suporte com atendimento mais amplo. Melhor ainda se ele oferecer um chat para dúvidas rápidas que podem surgir!

5 – Atualização fiscal

Uma parte importante dos sistemas de gestão é a emissão de documentos fiscais eletrônicos. Nesse item é fundamental prestar atenção na atualização automática do sistema, para que ele esteja sempre de acordo com a legislação fiscal vigente no momento.

6 – Parametrização inicial

Para começar a utilizar o sistema é preciso que ele seja parametrizado, ou seja, que suas funcionalidades sejam adaptadas aos parâmetros de entradas, processos e saídas da empresa. E fazer isso sozinho é praticamente impossível para quem é novo no assunto. Por isso, escolher um sistema que tenha uma equipe pós-venda para executar esse trabalho pode fazer toda a diferença.

7 – Acesso ao contador

Um bom sistema deve ainda garantir o acesso do contador aos dados da empresa, para que ele possa exportar XML, para fazer o fechamento contábil, agilizando o processo desses envios. Além disso, o contador  deve conseguir ter acesso aos relatórios financeiros e SPED, e ainda acompanhar a tributação da empresa, para que se for necessário, ele mesmo possa fazer alguma alteração.

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