Karine Gresser*
Hoje o maior problema enfrentado pelas contabilidades é a gestão dos documentos fiscais dos seus clientes. Apesar de legalmente a obrigação do arquivamento dos documentos emitidos e recebidos ser da empresa e não do contador, na prática, é o escritório de contabilidade que acaba ficando com a responsabilidade de ter todas as informações do cliente.
Além do armazenamento e validação desses documentos, a contabilidade precisa ter acesso facilitado para buscar as informações fiscais, pois é através dela que serão gerados os impostos e também as declarações que devem ser entregues ao governo, como o SPED Fiscal.
Uma maneira simples para facilitar o trabalho dos contadores é a utilização de um sistema online para a gestão dessas informações. Com o uso de uma ferramenta como o myrp, por exemplo, o contador não precisa mais se preocupar em guardar os documentos fiscais, nem em fazer a consulta a SEFAZ para validação dos arquivos, pois o sistema faz isso para ele. O sistema mantém os dados na web, e não em um servidor físico, o que garante as informações do cliente sempre online, à disposição da busca do contador a qualquer momento.
Com o myrp, o contador consegue ver como o cliente está emitindo as notas, se toda a validação fiscal está correta, para então encaminhar essa documentação para o FISCO. Isso facilita para a contabilidade, que consegue obter essa documentação com muito mais clareza, e também pode assim orientar o cliente de forma correta, para que fique tudo dentro da legalidade.
Além disso, outro ponto positivo é que o myrp está preparado para encaminhar toda a documentação exigida pelo SPED Fiscal de forma integrada com a contabilidade. O sistema gera uma pré-validação antes de mandar os dados para a Secretaria da Fazenda, o que garante a integridade das informações.
Isso evita uma série de problemas para os clientes da contabilidade, como por exemplo, atraso de entrega de documentação, multas e notificações por erro nas informações enviadas ao FISCO, que podem acarretar prejuízo financeiro para os clientes.
* Karine Gresser é consultora de negócios do myrp e contadora.
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