O cenário econômico atual e a necessidade cada vez maior de reduzir custos e aumentar a produtividade exigem dos pequenos empreendedores ainda mais organização e eficiência na gestão dos negócios. É preciso agilidade e segurança em todas as operações e, principalmente, no planejamento e controle financeiro da empresa. E neste momento, um sistema de gestão pode ser fundamental para a organização das finanças e a redução de custos.
A consultora de negócios do myrp, Karine Gresser, mostra cinco vantagens que o pequeno empreendedor pode ter ao automatizar a gestão de seu negócio:
1- Melhor visualização das receitas e despesas
Com um sistema de gestão, é possível organizar todas as entradas e saídas de recursos por categorias, para que o empresário consiga visualizar corretamente de onde vem o dinheiro e para onde estão sendo direcionados os gastos.
“Aqui é importante detalhar o máximo possível e separar inclusive a receita da venda de produtos e da prestação de serviços, para saber quais os valores são originados de cada tipo de receita”, explica a consultora de negócios do myrp.
Isso vale, por exemplo, para empresas que fazem os dois tipos de venda como as de informática e oficinas mecânicas, que executam o conserto e também comercializam as peças para a reposição.
2 – Possibilidade de redução dos gastos
Com todas as informações automatizadas e as categorias de receitas e despesas bem especificadas, o empreendedor pode ter uma noção mais exata de onde é gasto o dinheiro da empresa e reduzir alguns itens desta despesa.
“Um exemplo bem claro da vantagem de automatizar é quanto temos uma categoria como ‘Despesas com manutenção’, onde o empreendedor pode observar se gasta durante muitos meses seguidos com reparo de equipamentos, ele pode até avaliar se não vale mais a pena comprar um novo e eliminar esse custo de manutenção constante”, afirma a consultora.
3 – Mais segurança e agilidade
Uma das grandes facilidades em automatizar a gestão está na integração imediata das informações. Karine Gresser explica que no myrp, por exemplo, o grande ponto chave é que as informações de determinadas categorias de receitas e despesas já podem entrar de forma automática no sistema.
Ao lançar o valor recebido de uma venda, ela é direcionada para a parte Financeira do sistema, direto na categoria específica determinada no fluxo de caixa. A entrada das notas fiscais também ocorre de forma automática, pois o sistema importa a nota do fornecedor, já cadastra o produto e também gera informação do Estoque e Financeiro.
“Se o empresário usasse planilhas para essas mesmas operações, as informações precisariam ser lançadas várias vezes, e até mesmo em várias planilhas separadas, o que sempre geraria possibilidade de erros”, diz a consultora.
4 – Previsão de fluxo de caixa
Além de abastecer o sistema com números já realizados no mês, o empresário que usa um sistema de gestão pode lançar previsões do fluxo de caixa, para ter uma ideia do que vai ganhar e do que vai gastar nos próximos meses. O ideal é sempre lançar as previsões tanto de receitas quanto das despesas, para que consiga ter uma noção exata do fluxo dos próximos meses. “Se o empresário lança somente as previsões de receitas, mas esquece de incluir determinados custos futuros, ele vai ter uma falsa impressão de lucro nos meses seguintes, que não vaio ocorrer de fato, pois as despesas não foram inseridas corretamente”, comenta Gresser.
5 – Planejamento para o futuro
Com todas as informações automatizadas e preenchidas corretamente durante o ano, ao final do período, o empresário pode usar o sistema de para gerar um fluxo de caixa passado. “Essas informações organizadas do ano anterior serão fundamentais para a tomada de decisões para planejamento dos próximos passos da empresa”, finaliza a consultora de negócios do myrp.
Sobre o myrp:
O myrp é um Sistema de Gestão Empresarial Web que possibilita o gerenciamento de uma pequena empresa pela internet de forma 100% segura. A solução atende obrigatoriedades fiscais como a Nota Fiscal eletrônica (NF-e) e tem um módulo específico para o Varejo, para emissão da Nota Fiscal do Consumidor eletrônica (NFC-e). O myrp gestão tem ainda módulos de Entradas e Saídas, Estoque, SPED, Financeiro, Bancos e Serviços.
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